Ведение заказов в Финологе дает вам:

• расчёт валовой прибыли по заказу;

• учёт обязательств с контрагентами;

• учёт товарных запасов на складе;

• правильное построение отчета о прибылях и убытках (P&L) и балансового отчета.

Создание заказа

1. Перейдите в раздел «Заказы». 

2. Выберите тип заказа: продажа или закупка.

• Заказ создается сразу, с пустыми полями.

• Заказу автоматически присваивается номер, нумерацию можно настроить под вашу схему.

3. Выберите продавца и покупателя из текущей базы компаний. Если вы не работали с контрагентом прежде, внесите его в список компаний по кнопке «+». 

4. При желании укажите комментарий к заказу.

Добавление товаров в заказ

Состав заказа – продукты и услуги, которые вы продаете клиенту или закупаете у контрагента. Чтобы заполнить состав заказа: 

1. Нажмите «+»:

2. В окне добавления товаров выберите позицию для добавления в заказ. Если товара нет в списке, создайте его здесь же.

Удаление товаров из заказа

1. Отметьте удаляемые товары галочками. 

2. Нажмите «Убрать из списка»:

Выставление счета

Добавив все необходимые товары, вы также можете выставить клиенту счет на оплату заказа:

НДС

НДС позиций в заказе берется по умолчанию из карточки товара. В заказе его можно поменять. Колонка «Налог» появляется только если НДС учитывается в заказе:

Валовая прибыль, выручка и расходы

Учет выручки и расходов по заказу необходим для расчета валовой прибыли по заказу.

Выручка

Есть два варианта добавления операций в Финолог: автоматизированный и ручной. Клиенты Альфа-банка, Модульбанка (Modulbank), Тинькофф-банка и Точки могут подключить автоматическую загрузку операций в Финолог. Также в Финологе можно подключить эквайринг от Тинькофф-банка, Яндекс-кассы и Робокассы. В случае иного вида поступления денег занесите оплату вручную. 

После того, как оплата от клиента была внесена в Финолог, привяжите соответствующее поступление к заказу:

Финолог покажет операции по приходу от данного контрагента. Выберите, чтобы привязать операцию к заказу:

Оплата клиентом привязана к заказу:

Себестоимость/Расходы

Далее прикрепите расходы, затраченные на производство товара, к заказу:

В нашем примере компания закупает торты у стороннего производителя, поэтому расходы поступают на счет контрагента. Если бы компания производила торты самостоятельно, то расходы бы шли с личных счетов.

Расходы на производство/закупку товара также были добавлены к заказу.

Себестоимость/Товарные расходы

Помимо денежные расходов есть себестоимость отгруженных товаров.

Пример: у нас в запасах есть ноутбуки с закупочной ценой 60 000 ₽. Мы продаём 10 ноутбуков по цене 100 000 ₽. Создаём на это отгрузку:

В раздел себестоимость автоматически попадает товарный расход 10 ноутбуков с ценой закупки 60 000 ₽:

Закупочная цена в Финологе формируется по принципу FIFO.

Обязательства по заказу

Обязательства по заказу показывают, кто кому сколько должен. Возникают в момент отгрузок или привязки оплат к заказу. Посмотрим, как меняются обязательства на разных стадиях жизни заказа.

При создании заказа обязательства сторон равны 0:

При оплате заказа возникает обязательство продавца отгрузить товар:

После отгрузки товара продавцом его обязательства перед клиентом исчерпываются. Взаимные обязанности были исполнены, заказ можно считать успешно завершенным:

Возможна ситуация, в которой клиент произвел частичную оплату товара. Когда отгружено 100% заказа, возникает обязанность клиента позже произвести полную оплату:

Отгрузки и оплаты по заказу автоматически создают изменение баланса по контрагенту. Подробнее о балансе читайте в статье «Учет обязательств».  Об отгрузке товаров и реализации услуг — в статье «Отгрузка товаров».

Статусы заказов

Статусы заказов служат для удобства работы с заказами. Вы можете настроить статусы для каждой стадии жизненного цикла заказа.

Когда обязательства по заказу выполнены, можете перевести заказ в статус «Завершенный»: