Ведение заказов в Финологе дает вам:
- Расчёт валовой прибыли по заказу;
- Учёт обязательств с контрагентами;
- Учёт товарных запасов на складе;
- Правильное построение отчета о прибылях и убытках (P&L) и балансового отчета.
Создание заказа
Чтобы создать новый заказ, перейдите в раздел «Заказы». Есть два типа заказов — продажа и закупка:
- Заказ создается сразу, с пустыми полями.
- Заказу автоматически присваивается номер, нумерацию можно настроить под вашу схему.
Выберите продавца и покупателя из текущей базы компаний. Если вы не работали с контрагентом прежде, внесите его в список компаний по кнопке «+». При желании укажите комментарий к заказу.
Добавление товаров в заказ
Состав заказа – продукты и услуги, которые вы продаете клиенту или закупаете у контрагента. Чтобы заполнить состав заказа, нажмите «+»:
В окне добавления товаров выберите позицию для добавления в заказ. Если товара нет в списке, создайте его здесь же.
Для удаления товаров из заказа отметьте их галочками и нажмите «Убрать из списка»:
Добавив все необходимые товары, вы также можете выставить клиенту счет на оплату заказа:
НДС
НДС позиций в заказе берется по-умолчанию из карточки товара. В заказе его можно поменять. Колонка «Налог» появляется только если НДС учитывается в заказе:
Читайте подробно про НДС товаров в Финологе.
Валовая прибыль, выручка и расходы
Учет выручки и расходов по заказу необходим для расчета валовой прибыли по заказу.
Выручка
Есть два варианта добавления операций в Финолог: автоматизированный и ручной. Клиенты Альфа-банка, Модульбанка (Modulbank), Тинькофф-банка и Точки могут подключить автоматическую загрузку операций в Финолог. Также в Финологе можно подключить эквайринг от Тинькофф-банка, Яндекс-кассы и Робокассы. В случае иного вида поступления денег занесите оплату вручную.
После того, как оплата от клиента была внесена в Финолог, привяжите соответствующее поступление к заказу:
Финолог покажет операции по приходу от данного контрагента. Выберите, чтобы привязать операцию к заказу:
Оплата клиентом привязана к заказу:
Себестоимость/Расходы
Далее прикрепите расходы, затраченные на производство товара, к заказу:
В нашем примере компания закупает торты у стороннего производителя, поэтому расходы поступают на счет контрагента. Если бы компания производила торты самостоятельно, то расходы бы шли с личных счетов.
Расходы на производство/закупку товара также были добавлены к заказу.
Себестоимость/Товарные расходы
Помимо денежные расходов есть себестоимость отгруженных товаров.
Пример: у нас в запасах есть ноутбуки с закупочной ценой 60 000 ₽. Мы продаём 10 ноутбуков по цене 100 000 ₽. Создаём на это отгрузку:
В раздел себестоимость автоматически попадает товарный расход 10 ноутбуков с ценой закупки 60 000 ₽:
Закупочная цена в Финологе формируется по принципу FIFO.
Обязательства по заказу
Обязательства по заказу показывают, кто кому сколько должен. Возникают в момент отгрузок или привязки оплат к заказу. Посмотрим, как меняются обязательства на разных стадиях жизни заказа.
При создании заказа обязательства сторон равны 0:
При оплате заказа возникает обязательство продавца отгрузить товар:
После отгрузки товара продавцом его обязательства перед клиентом исчерпываются. Взаимные обязанности были исполнены, заказ можно считать успешно завершенным:
Возможна ситуация, в которой клиент произвел частичную оплату товара. Когда отгружено 100% заказа, возникает обязанность клиента позже произвести полную оплату:
Отгрузки и оплаты по заказу автоматически создают изменение баланса по контрагенту. Подробнее о балансе читайте в статье Учет обязательств. Об отгрузке товаров и реализации услуг — в статье Отгрузка товаров.
Статусы заказов
Статусы заказов служат для удобства работы с заказами. Вы можете настроить статусы для каждой стадии жизненного цикла заказа.
Когда обязательства по заказу выполнены, можете перевести заказ в статус «Завершенный»:
