Заказы созданы не только для операционного учета, но и учета взаимных обязательств. Финолог отслеживает поступление денег за конкретный заказ. Создает и закрывает обязательства по контрагенту, при оплатах и отгрузках (в будущем будет еще формировать сопроводительные документы).
Создание заказа
Чтобы создать новый заказ, перейдите во вкладку «Заказы». Есть два типа заказов — продажа и закупка. Выберите нужный в зависимости от вашей роли.
В открывшемся окне появится форма нового заказа.
Выберите продавца и покупателя из текущей базы компаний. Если вы не работали с контрагентом прежде, внесите его в список компаний по кнопке «+». При желании укажите комментарий к заказу.
Заказ был успешно создан. Перейдите к следующему шагу.
Добавление товаров в заказ
Товары или услуги – те продукты, которые вы продаете клиенту или закупаете у контрагента.
Чтобы отобразить в заказе товары, нажмите «+» в разделе «Состав заказа».
Откроется окно добавления товаров. Выберите товар, чтобы добавить его в заказ. Если товара нет в списке, вы можете создать его самостоятельно. Подробнее см. Как создавать и редактировать товары.
Для удаления товара из заказа выберите соответствующее поле и нажмите «Убрать из списка».
Добавив все необходимые товары, вы также можете выставить клиенту счет на оплату заказа. Подробнее см. Выставление счетов.
НДС
НДС указываются в двух местах.
Во-первых, в карточке товара. Если здесь указан НДС, то это будет значением НДС по умолчанию при добавлении товара в заказ с которого вы платите НДС. В заказе это значение можно поменять, если компания продает товары от другого юридического лица.
Во-вторых, НДС можно менять у позиций заказа. По-умолчанию здесь будут значения, которые указаны в карточках товаров. Колонка «Налог» появляется только если НДС учитывается в заказе:
Есть три варианта работы с НДС в заказе:
«НДС включен» означает, что конечная стоимость товара включает в себя НДС. То есть, цена за организацию дня рождения, равная 100 000 рублей, формируется из суммы 83 333,33 рублей + налог 16 666,67 рублей.
«НДС сверху» означает, что стоимость товара не включает в себя НДС. Конечная стоимость организации дня рождения, уплачиваемая клиентом, составит 100 000 рублей + НДС 20 000 рублей = 120 000 рублей.
«Без НДС» означает, что компания по тем или иным причинам не уплачивает НДС с товара.
Выручка и расходы
Учет выручки и расходов по заказу необходим для расчета валовой прибыли по заказу.
Когда клиент оплатит товары, занесите оплату в соответствующий заказ.
Есть два варианта добавления операций в Финолог: автоматизированный и ручной. Клиенты Альфа-банка, Модульбанка (Modulbank), Тинькофф-банка и Точки могут подключить автоматическую загрузку операций в Финолог. Также в Финологе можно подключить эквайринг от Тинькофф-банка, Яндекс-кассы и Робокассы. В случае иного вида поступления денег занесите оплату вручную в разделе «Мой бизнес».
После того, как оплата от клиента была внесена в Финолог, привяжите соответствующее поступление к заказу:
Финолог покажет операции по приходу от данного контрагента автоматически. Нажмите на «+», чтобы привязать операцию к заказу.
Оплата клиентом была привязана к заказу:
Далее прикрепите расходы, затраченные на производство товара, к заказу:
В нашем примере компания закупает торты у стороннего производителя, поэтому расходу поступают на счет контрагента. Если бы компания производила торты самостоятельно, то расходы бы шли с личных счетов.
Расходы на производство/закупку товара также были добавлены к заказу.
Чтобы удалить операции из блоков Выручка и Расходы, выделите ненужную операцию, а затем нажмите «Отвязать операции».
Статусы заказов
Статусы заказов служат для удобства работы с заказами. Вы можете настроить статусы для каждой стадии жизненного цикла заказа. О настройке статусов читайте здесь.
Обязательства по заказу
Обязательства по заказу показывают, кто кому сколько должен. Обязательство клиента – оплатить заказ, обязательство поставщика – его отгрузить. Посмотрим, как меняются обязательства на разных стадиях жизни заказа.
При создании заказа обязательства сторон равны 0. Клиент в любое время может отказаться от заказа или банально не отвечать на попытки с ним связаться.
По мере оплаты клиентом заказа возникает обязательство продавца отгрузить товар.
После отгрузки товара продавцом его обязательства перед клиентом исчерпываются. Взаимные обязанности были исполнены, заказ можно считать успешно завершенным.
Возможна ситуация, в которой клиент произвел частичную оплату товара. В этом случае возникает обязанность клиента позже произвести полную оплату. Заказ считается завершенным, когда обе стороны исполнили свои обязательства.
Отгрузки и оплаты по заказу автоматически создают изменение баланса по контрагенту. Подробнее о балансе читайте в статье Учет обязательств. Об отгрузке товаров и реализации услуг — в статье Отгрузка товаров.