Давайте разберемся на берегу: кассовый разрыв — это не то же самое, что дефицит бюджета.

Кассовый разрыв — это когда вы прибыльные, но из-за отсрочек и предоплат у вас временно нет денег. Например, продаете товар через месяц, но расплачиваетесь с поставщиками сейчас. Или когда вы сегодня платите зарплату за проект, который вам оплатят через два месяца.

Дефицит — это когда вы убыточные, и закономерно вам однажды не хватит денег. Например, если вы несколько лет проедали кредиторку, и однажды настало время расплачиваться по старым долгам.

Кассовый разрыв — временная трудность. Дефицит — настоящая беда. Кассовый разрыв нужно решать платежным календарем и ОДС. Дефицит — с помощью отчета о доходах и расходах и фундаментальной переработки бизнес-процесса.

Кассовый разрыв — временно не хватает. Дефицит — не хватает всегда.

Как предвидеть кассовый разрыв

Главный инструмент предвидения в Финологе — это график денежного потока.

График строится с учетом будущих платежей. Вы планируете платежи и поступления, опираясь на сезонность, обязательства и какие-то другие соображения.

Это хорошо удается, если у вас есть повторяющиеся операции, если долгий цикл сделки, и можно планировать поступление денежных средств. Используйте для этого плановые и периодические операции.

Плановые также влияют на отчет движения денежных средств, если в отчете проставлена галочка «Учитывать плановые».

1. Добавьте в Финолог периодические операции

В этом случае Финолог будет автоматически дублировать их каждый месяц, квартал или год. Чтобы сделать операцию периодической, нажмите Повторять и задайте условия повторения.

2. Заносите все планируемые расходы и приходы

Операции, которые вы ставите на будущие даты, сохраняются как плановые. Для них автоматически устанавливается флаг «Плановая»:

Можно также нажать Учитывать в обязательствах с контрагентом, чтобы операция учитывалась как обязательство контрагента.

Если планируете расходы, то планируйте и приходы. Иначе будет все-время будет показываться разрыв, хотя его на самом деле может и не быть.

3. Подтверждайте или корректируйте операции

Когда наступает дата плановой операции, её необходимо подтвердить, нажав кнопку Принять. После этого операция будет считаться фактической.

Если у вас настроена интеграция с банком, Финолог подтверждает плановые операции автоматически. Для этого надо, чтобы совпадали сумма, дата (+/-3 дня) и контрагент.

Если вы запланировали платеж, а контрагент задерживает оплату, просто поменяйте дату операции. Или же удалите вовсе.

Платежный календарь

Можно отобразить денежный поток в виде платежного календаря. Нажмите на вкладку «Календарь» в разделе деньги:

Теперь вы видите сумму приходов и расходов по дням и можете посмотреть какие операции запланированы на конкретную дату, кликнув в ячейку:

Закрытие кассового разрыва

Помимо кредита в банке есть еще несколько способов быстро пополнить оборотку.

Продажа части основных средств: мебели, компьютеров и т.д. Особенно актуально для компаний, которые регулярно обновляют парк компьютеров, а старые складывают в кладовку на будущее. Будущее настало: можно продавать.

Договориться с поставщиками об отсрочке единоразово или навсегда. Помните, что поставщикам вы не менее важны, чем они вам. Просто позвоните и договоритесь об отсрочке — это не так страшно, как кажется на первый взгляд. Иногда такие переговоры приводят к более масштабным изменениям — например, вы становитесь эксклюзивным продавцом или расширяете ассортимент на более выгодных условиях.

Сократить расходы заранее. Если через четыре месяца вас ждет кассовый разрыв, подумайте о том, чтобы его обойти за счет экономии внутренних ресурсов. Например, найти ненужного подрядчика и отказаться от его услуг. Например, в этой ситуации самое время проверить, хорошо ли работают ваши сеошники, нужно ли платить столько за поддержку сайта, нужен ли такой дорогой колл-центр и т. д.

Сокращение, кстати, дает долгосрочный эффект. Вы не только избегаете моментного провала в деньгах, но и в целом повышаете эффективность бизнеса, делаете его более жизнеспособным.

Закрывать разрыв из другого направления бизнеса. Если у вас несколько направлений, в одном из которых есть деньги, а в другом — разрыв, то можно перераспределить часть денег, чтобы покрыть разрыв.

Помните, что покрывать разрыв из другого направления можно только тогда, когда вы точно знаете, когда эти деньги вернутся и в каком объеме. И только если вы уверены, что это разрыв, а не убыток.

Часто бывает так: чтобы прокормить инвестпроект в одном направлении бизнеса, собственник берет кредиторку из другого (и садится в тюрьму за долги). Но вы уже знаете, что нельзя просто так финансировать инвестиционную деятельность из операционной, тем более — из кредиторки.

Поэтому будьте осторожны: финансируйте только разрыв, только на основе четкой финмодели и только если это разрыв в операционке. Если вам не хватает денег на инвестиционную деятельность — что-то не то в модели.

Действуйте на опережение. Если спохватиться в последний момент — будет поздно.

Запомнить

1. Отличайте кассовый разрыв от убыточного бизнеса. Кассовый разрыв — это не конец света, а временная трудность.

2. Предвидьте кассовый разрыв с помощью ОДС и платежного календаря. Действуйте на опережение.

3. Закрывайте кассовый разрыв кредитом, внутренним займом, сокращением расходов или более удобными условиями поставки.

4. Не паникуйте и не принимайте эмоциональных решений.