Рассказываем, как правильно вести в Финологе отчет о движении денежных средств (ОДС). Также его называют Cashflow — кэшфло. Это отчет о поступлении и выбытии денег. Как выписка с лицевого счета, только сложнее.

Польза от отчета: видеть на что тратятся деньги, видеть структуру приходов и расходов. Видеть потенциальные кассовые разрывы и понимать, как на самом деле работает каждое отдельное направление компании.

 Чтобы строить полноценный отчет ОДС, нужно:

1. Учитывать все источники движения денег;

2. Разносить операции по статьям и проектам;

3. Регулярно смотреть на отчет ОДС.

Давайте разберем подробнее 🚀

Учитывайте все источники движения денег

Учитывайте все деньги, которые есть в бизнесе, включая наличку и кассы. Хорошо, когда все делается через банк. Проблемы начинаются, когда у вас часть денег на расчетном счете, часть принес курьер наличными, часть висит в Робокассе, а еще вы купили чемоданчик наличных за безнал, и вот он стоит под столом. Давайте разберем все способы учитывать деньги.

Подключите банки

Подключите автоматическую загрузку операций из банков, чтобы сэкономить время. Операции по такому счету будут сами попадать в Финолог без лишних телодвижений.

Загружайте из выписок и Эксель

Если у банка нет интеграции с Финологом, загружайте операции из выписок, которые выгружаете в интернет-банке.

Включите учет экваринга

Финолог работает с эквайрингом. Эквайринг показывается как отдельный счет и автоматически учитывает деньги, находящиеся там.

Быстрое внесение наличных

Наличные операции быстрее заносить из мобильных приложений (iPhone и Android). Если у вас есть сотрудники, которые создают расходы, добавьте их в Финолог с ограниченными правами доступа. Они смогут сразу добавлять операции в Финолог, при этом не увидят все счета бизнеса.

Совет: если у вас торговый бизнес и много операций по кассе, вы можете вносить изменение по кассе одной операцией в конце рабочего дня.

Разносите операции по статьям и проектам

Чтобы автоматически разносить операции по статьям, настройте автозаполнение. Например комиссия банка — приходит с одним и тем же описанием со словом «комиссия» в тексте. Можно настроить Финолог автоматически помечать такие операции статьей «Банковские услуги». Вот видео, как сделать такое автозаполнение:

То же и с контрагентами, особенно если это постоянный, платящий клиент. Например, создать автозаполнение, чтобы операции от «ИП Васечкин» сразу попадали в проект «Недвижимость».

Автозаполнение работает и для приходов.

Массово редактируйте операциям

Все операции, для которых нельзя придумать критерии автозаполнения, придется разносить по статьям вручную. Но здесь поможет массовое редактирование. Выделите операции, которые хотите зачислить в одну статью или проект и нажмите Редактировать:

Укрупняйте статьи

Статьи «ЗП» и «Зарплата Премия» имеют смысл, так как полезно их сверять и смотреть по отношению к выручке.

А статьи типа «ЗП уборщице» выводов сделать не помогут. Другое дело если у вас клининговый центр, тогда «ЗП уборщице» это основная статья оплаты персонала.

Направления бизнеса

Если у вас в бизнесе несколько направлений, полезно считать эффективность каждого из них по-отдельности. Используйте проекты в Финологе в качестве направлений бизнеса. И привязывайте операции к этим проектам.

Регулярно смотрите на отчет ОДС

Ищите неразнесенные операции

Статьи «Нераспределенные приходы» и «Нераспределенные расходы» ставятся для операций по умолчанию. Если видите их в отчете ОДС, значит вы что-то упустили, нужно эти операции разнести по статьям.

Смотрите отчет ОДС в разных срезах

Отчет ОДС можно просматривать в разных группировках: статьям, проектам, контрагентам, виду деятельности.

Своя группировка

Предположим, у вас строительный бизнес, и в каждом проекте есть типичные статьи: сырье, инструменты, ЗП рабочим. Чтобы сравнить структуру расходов между проектами можно сделать свою группировку, двойную — по проектам, а внутри проектов по статьям.

Бывает, что надо смотреть ОДС с группировкой по виду деятельности. Например, когда есть внешнее финансирование. То надо делать группировку по виду деятельности, чтобы изолировать ОДС по операционной деятельности от финансовой.

Советы

Не откладывайте. Желательно разносить по статьям в оперативном режиме, хотя бы в конце каждого дня. В крайнем случае в конце недели. Так ничего не забудешь, особенно если большая доля налички. К концу месяца всего уже не вспомнить.

Используйте виды деятельности. Используйте вид деятельности для статей: операционная, финансовая, инвестиционная. Присваивайте нужный вид при создании статьи.

Обязательно делайте переводы. Если перебрасываете деньги со счета на счет, в Финологе это изначально отразится как операция расхода и операция прихода по двум счетам. Не забудьте объединить их в перевод, иначе они исказят отчет ОДС.

Инкассацию и внесение наличных в банк, тоже делайте переводами в Финологе. Внесение налички в банк это перевод с наличного счета на банковский счет.

На этом все, дальше читайте о планировании денежного потока.